Helsingin Siltasairaalassa järjestettiin 8.–9.5.2025 hematologian alan asiantuntijatapahtuma, Hematologiapäivät. Tapahtuma kokosi yhteen noin sata osallistujaa molempina päivinä ja 15–19 näytteilleasettajaa. Vuosien varrella Hematologiapäivät on vakiinnuttanut asemansa tärkeänä kohtaamispaikkana hematologian ammattilaisille, tutkijoille ja alan yrityksille. Kokouspiste oli mukana tapahtumassa alusta loppuun — vastuullamme oli ilmoittautumisten hallinta ja paikan päällä tapahtuva käytännön tuki järjestäjille ja osallistujille.
Sitoutunut kumppani tapahtumien taustalla
Kokouspiste on toiminut tapahtuman teknisenä ja käytännön järjestelykumppanina jo useana vuonna, ja vuoden 2025 tapahtuma oli meille jo viides peräkkäinen Hematologiapäivien tuotanto. Olemme nähneet Hematologianpäivien kasvun korona ajan striimituotannosta kaksi päiväiseksi tapahtumaksi, jossa on aina panostettu kiinnostavaan sisältöön. On ollut kannustavaa saada olla mukana rakentamassa sujuvaa osallistujakokemusta jo pitkään.
Tänä vuonna vastasimme tuttuun tapaan ilmoittautumisprosessista osallistujien osalta ja ensi kertaa myösnäytteilleasettajien osalta. Ilmoittautumisten hallinta on yksi tapahtuman sujuvuuden kulmakivistä — sen kautta varmistetaan, että jokaisella osallistujalla on tarvittavat tiedot tapahtumasta ja toimiva yhteys järjestäjiin, mutta myös järjestäjillä kaikki oleellinen tieto osallistujasta.
Hematologianpäivien osallistujilta kerättiin ensi kertaa abstrakteja posterinäyttelyyn. Käytössämme oleva Lyyti tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa tiedostojen keräämisen, reaaliaikaisen raportoinnin ja joustavan polun ilmoittautumiseen eri kohderyhmille.
Tiedottaminen ennen tapahtumaa
Tiedottamisella on tärkeä rooli onnistuneen tapahtuman toteutuksessa. Kokouspiste vastasi tapahtuman ennakkoviestinnästä ja asiakaspalvelusta osallistujille ja näytteilleasettajille. Tavoitteenamme oli varmistaa, että kaikilla osapuolilla oli selkeä käsitys tapahtuman sisällöstä, aikatauluista, saapumisohjeista ja käytännön järjestelyistä jo hyvissä ajoin ennen tapahtumapäiviä.
Järjestäjät tarvitsevat myös tietoja osallistujista ja olimme muun muassa varmistamassa, että tarjoiluissa huomioidaan erikoisruokavaliot, nimikyltit ovat kaikille yhteinäiset ja tauolle oli varattu riittävästi aikaa. Lyytin reaaliaikainen raportointi tarjoaa kätevän työkalun henkilömäärien varmistamiseen eri osuuksiin.
Läsnäoloa ja käytännön tukea paikan päällä
Tapahtuman aikana olimme vahvasti läsnä. Olimme paikan päällä kalustamassa tiloja ennen tapahtumaa, molempina päivinä huolehtimassa ilmoittautumisista, vastaanottamassa osallistujia ja tarjoamassa tukea käytännön asioissa. Tämä tarkoitti mm. rekisteröintipisteen hoitamista, nimikylttien jakamista, kysymyksiin vastaamista sekä erilaisten pulmatilanteiden ratkomista.
Avustimme tapahtuman järjestäjiä käytännönasioissa, kuten tarjoilujen koordinoinnissa ja osallistujien ohjaamisessa oikeisiin tiloihin. Meille on tärkeää, että järjestäjillä on mahdollisuus keskittyä tapahtuman sisältöön, kun taas me huolehdimme siitä, että taustaprosessit toimivat sujuvasti. Pitkän yhteistyön tuloksena luottamus ja omat roolit olivat selkeät.
Kahden päivän aikana tunnelma oli innostunut ja keskittynyt. Monipuoliset luennot, posterinäyttely ja keskustelut tarjosivat ajankohtaista tietoa hematologian alalta, ja näytteilleasettajien ständeillä käytiinpäivittämässä eri lääkeyritysten kuulumiset.
Kokemus ja yhteistyö takaavat onnistumisen
Tapahtumatuotanto on parhaimmillaan tiimityötä, jossa jokainen osapuoli tuo oman asiantuntemuksensa yhteiseen tavoitteeseen. Kokouspisteellä on vuosien kokemus lääketieteen koulutuspäivien järjestämisestä, ja olemme iloisia siitä, että alan erityistarpeita huomioiva osaamisemme sai jälleen kerran näkyä Hematologiapäivien toteutuksessa.
Kokouspisteellä olemme ylpeitä siitä, että saamme olla osa tätä tapahtumaa. Olemme oppineet tuntemaan tapahtuman rytmin, osallistujien odotukset ja järjestäjien toiveet. Tämä mahdollistaa sen, että voimme aktiivisesti kehittää ja ratkaista ongelmia jo ennen kuin ne ehtivät vaikuttaa tapahtuman kulkuun. Olemme jälleen viisaampia tekemään ensi vuoden koulutuspäivistä vieläkin paremmat!
