Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä
Kokouspiste Oy
Kauppatie 8B, 04300 Tuusula
Puh. 010 325 1850
toimisto@kokouspiste.fi
www.kokouspiste.fi

2. Rekisterin yhteyshenkilö
Päivi Vartiainen
Puh. 050 572 3595
paivi.vartiainen@kokouspiste.fi

3. Rekisterin nimi
Kokouspiste Oy:n asiakas- käyttäjä-, ja markkinointirekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tilausten, luototuksen, laskutuksen, perinnän, yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, Kokouspisteen tapahtumaan osallistuneet, tai markkinointiluvan antaneet.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
a) rekisterinpitäjän tai sen toimeksiantajan asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (titteli, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.
b) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.
c) rekisterinpitäjän ylläpitämän Lyyti-palvelun tai sen lisäpalvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, syntymäaika, asema, työnantaja, sukupuoli, äidinkieli, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot, kuten sijaintitiedot ja tiedot, jotka käyttäjä on antanut sovelluksessa.
d) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn ostotapahtuma- ja asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin Kokouspisteen työntekijöihin ja palveluihin, sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.
e) rekisterinpitäjän tai sen toimeksiantajan järjestämään tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät
ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, passin numero tai henkilötunnus.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedot, mobiilisovelluksen ja Lyyti-palvelun käyttötiedot, yhteistyökumppanit, sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.

7. Evästekäytäntö (kokouspiste.fi)
Sivustomme www.kokouspiste.fi käyttää evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu selaimellesi ja mahdollistaa siten selaimesi muistavan syötetyn tiedon eri istuntojen ja sivuvierailujen välillä. Evästeiden ansiosta sivusto muistaa sille esimerkiksi syötettyjä tietoja. Tämän ansioista sivusto on käyttäjäystävällisempi ja voimme kehittää sitä vastaamaan asiakkaidemme tarpeita.

Mitä ovat evästeet?
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja joita eri internet – sivustot luovat. Ne säilövät istuntokohtaisia tietoja joista voi olla hyötyä myöhemmin. Nämä tiedostot säilyttävät tietosi sivujen välillä sekä analysoivat käyttäytymisesi sivustolla.
Evästeet ovat täysin turvallisia – ne voivat säilöä vain tietoja, jotka selain välittää eli tietoja, jotka käyttäjä on selaimelle syöttänyt tai jotka on sisällytetty haetulle sivulle. Ne eivät voi suorittaa koodia eikä niiden avulla voi päästä koneellesi. Mikäli sivusto tallentaa tiedon evästeeseen vain kyseinen sivusto voi käyttää tätä tietoa. Pysyviä evästeitä käytetään säilömään tietoja vierailujesi välillä. Tämän avulla sivusto tunnistaa palaavan vierailijan ja reagoi oikein. Pysyvät evästeet voivat säilöä tietoa muutamista minuuteista useisiin vuosiin.

Evästeiden avulla voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:
• käyttäjän IP-osoite
• kellonaika
• käytetyt sivut ja niillä käytetty aika
• selaintyyppi, päätelaitteesi käyttöjärjestelmä
• mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut Sivustolle, ja mihin verkko-osoitteeseen käyttäjä siirtyy Sivuston käyttämisen jälkeen
• miltä palvelimelta ja mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut Sivustolle

Miksi evästeitä käytetään?
Sivustot käyttävät evästeitä pitämällä istuntosi sen ajan, kun vierailet sivustolla. Niiden avulla sivusto ehdottaa sellaista tuotetta kuin toivot.
Google käyttää evästeitä analysoidakseen sivuston vierailijoiden käyttäytymistä kyseisellä sivustolla. Täten saamme arvokasta näkemystä, jonka avulla voimme kehittää sivustoa sekä tarjoamiamme tuotteita ja palveluita.

Evästeiden poisto ja estäminen
Kaikilla Internet -selaimilla on mahdollisuus rajoittaa evästeiden käyttäytymistä tai estää ne muuttamalla selaimen asetuksia. Tarvittavien asetusten muutokset vaihtelevat selainkohtaisesti. Löydät ohjeet selaimesi ohjetoiminnosta.
Halutessasi voit tarkastella koneellasi jo olevia evästeitä ja poistaa niitä yksitellen tai kaikki kerralla. Evästeet ovat tekstitiedostoja eivätkä ne välttämättä ole luettavassa ymmärrettävässä muodossa. Tieto niissä on usein koodattua ja numerot avautuvat selaimellesi istuntosi avautuessa.
Mikäli evästeet on kokonaan estetty emme pysty takaamaan, että sivustomme toimii täysin oikein.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa Kokouspiste Oy:n sisällä, sekä Kokouspisteen yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden tai toimeksiantajien kanssa. Kokouspiste Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

10. Oikeus tarkistaa ja muokata rekisterin tietoja
Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.
Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.