72019kesä

Tapahtumaturvallisuus on tärkeä osa tapahtuman suunnittelua


Suomi on tapahtumaturvallisuuden näkökulmasta katsottuna lähestulkoon lintukoto. Meillä suurtenkin tapahtumien järjestäminen on yleisesti ottaen turvallista ja uhkatilanteita ilmenee harvoin, jos koskaan. Eurooppaan mentäessä tilanne on kuitenkin jo toisenlainen. Vaikka Euroopassakin tapahtumien ja kokousten määriin verrattuna uhkatilanteita on vähän, ovat ne silti todennäköisempiä kuin Suomessa. Suomi on tänä vuonna EU:n puheenjohtajamaa heinäkuun alusta alkaen vuoden loppuun saakka. Syksyn aikana kaikenkokoisten kansainvälisten tilaisuuksien määrä lisääntyy erityisesti pääkaupunkiseudulla. On mahdollista, että tapahtumiin liittyviä turvallisuusuhkia esiintyy meilläkin tottua enemmän.

Tapahtumaa, kokousta ja tai kongressia suunniteltaessa on hyvä huomioida kokouksen osallistujiin tai kokouksessa käsiteltäviin aiheisiin liittyvät turvallisuusuhat. Voiko esimerkiksi tapahtumassa käsiteltävästä aihepiiristä aiheutua mielenilmaisuja tai mellakoita, joiden mahdollisuus täytyisi osata huomioida tapahtumapaikalla.

Tapahtumaan liittyvää tiedottamista kannattaa pohtia tarkoin. Mieti jo etukäteen, kuinka paljon ja millaista tietoa tilaisuuden aikatauluista, osallistujista ja tapahtumapaikoista on tarkoituksenmukaista jakaa julkisesti tapahtuman nettisivuille tai somekanaviin? Varsinkin kansainvälisissä kongresseissa tarkkojen tapahtuma-aikataulujen ja -paikkojen tai siirtymisten julkaiseminen saattaa aiheuttaa tarpeettoman, vältettävissä olevan, turvallisuusriskin tapahtuman osallistujille. Jos tilaisuuden yksityiskohdat aikatauluineen ovat julkisesti saatavilla, niitä on helppo käyttää myös vääriin tarkoituksiin.

Vaikka kongressi- ja tapahtumataloilla on omat turvallisuussuunnitelmansa, kannattaa tapahtumanjärjestäjän silti uhrata muutama ajatus oman tapahtumansa turvallisuuteen liittyen. Odottamattomaan on hyvä varautua edes ajatuksen tasolla. On kuitenkin tärkeää muistaa, että tapahtumanjärjestäjältä ei odoteta missään tapauksessa sankaritekoja.Viranomaiset vastaavat hätätilanteissa osallistujien turvallisuudesta ja pelastamisesta, jos jotain kriittistä tapahtuu. Kun esimerkiksi hätäpoistumisreitit tiloista ja sisällä tapahtumassa olevien osallistujien ajantasainen lukumäärä on selvillä etukäteen, on osallistujien turvallisuuden hyväksi paljon tehtävissä niiden muutaman minuutin aikana ennen kuin viranomaiset ovat paikalla.

Kokouspiste auttaa mielellään myös tapahtuman turvallisuuteen liittyvissä asioissa.