72018joulu

Millainen on tulevaisuuden kokous?

  • IBTM Tulevaisuuden kokous

Meiltä Kokouspisteestä usein kysytään, millainen on tulevaisuuden kokous ja mitkä ovat alan trendit. Tulevaisuuden kokoustiloilta odotetaan elämyksellisyyttä ja muunneltavuutta. Tämä käy ilmi myös kansainvälisen kokous- ja kongressialan järjestön IACC:n teettämästä kokous- ja kongressi tutkimuksesta, joka esiteltiin marraskuun lopussa Barcelonan IBTM World messuilla.

Kokousten merkitys verkostoitumisen näkökulmasta lisääntyy. Kalvosulkeisia ja paikallaan hiljaa istumista ei kokousmuotona enää arvosteta - eikä kaivata. Tämänkaltaiset kokoukset järjestäänkin helposti verkossa. Kun yksi puhuu ja muut kuuntelevat, tarvetta kasvokkain kohteaamiselle ei ole. Kun tulevaisuudessa kokoonnutaan yhteen, pääpaino on yhdessä tekemisellä ja verkostoitumisella.

Jo nyt on nähtävissä selkeästi, että ryhmätyöskentely kokouksissa lisääntyy. Kokousryhmien yhteiset osuudet ovat usein lyhyitä ja johdantomaisia. Varsinainen kokousosuus toteutuu pienryhmissä. Tulevaisuudessa kokoontumistilojen tuleekin sallia vaivaton ryhmätyöskentely. Kokoustilojen odotetaankin olevan luovuutta ruokkivia ja rentoja, ei enää tyypillisiä luokkahuonemaisia, kuten tähän saakka on totuttu. Meidänkin asiakkaamme Kokouspisteessä etsivät usein innovatiivisia tiloja kokouksilleen ja niitä onneksi jo on melko hyvin saatavillakin.

  • IBTM Tulevaisuuden kokous 4

Millainen sitten on tulevaisuuden innovatiivinen ja rento kokoustila? IACC:n tutkimuksen mukaan tulevaisuuden kokoustilojen odotetaan olevan Lobby-henkisiä. Niissä ei ole perinteisiä kokouspöytiä ja tuoleja, vaan ennemminkin rennon istuskelun sallivia sohva- ja nojatuoliryhmiä. Tilan tunnelma tulisi olla muutettavissa valaistuksella. Muunneltavuus ja helppous ovatkin tulevaisuuden tilojen tärkeimpiä kärkikriteerejä.

IACC:n tutkimuksessa tulevaisuuden kokoustilojen kalustusta koskevissa kysymyksissä eniten mainintoja saivat:

  1. Aulakalusteet (sohvat, nojatuolit, pehmeä istuminen)
  2. Vaihtelevat pöytä- ja istumismuodot
  3. Pyörälliset huonekalut
  4. Taitettavat pöydät
  5. Kevyet kalusteet, helppo liikutettavuus

Joustavien kokousmuotojen tiedetään todistetusti olevan luovuutta ja kekseliäisyyttä edistäviä. Kokoustilan on mahdollistettava keskustelu. Tulevaisuuden kokousten rakenne kääntyy sisältövetoisuudesta enemmän keskustelupainotteiseksi yhdessä tekemiseksi.

Myös kokoustarjoilujen järjestämisen odotetaan muuttuvan tulevaisuudessa. Lounas- ja kahvitauot painottuvat tulevaisuudessa verkostoitumiselle ja keskustelulle. Verkostoitumistavoitteiden toteutuminen vaatii muutoksia myös totuttuihin kokoustarjoilutapoihin. Yhä useammin kokouslounaan toivotaan olevan seisten syötävää. Samoin kahvitauot tulevat olemaan aiempaa enemmän cocktailpalatyyppisiä. Maailman ja arkisten kohtaamisten sähköistyessä, on entistä tärkeämpää järjestää mahdollisuuksia kohtaamiseen kasvokkain mahdollisimman monen kokoukseen osallistujan kanssa.

Myös yleisten ruokailutottumusten muutos vaikuttaa kokoustarjoilujen sisältöihin tulevaisuudessa. Erilaiset ruokavaliot, intoleranssit ja allergiat lisääntyvät. Kasvisruokailu eri muodoissaan on nouseva trendi. Tulevaisuuden kokouksissa puhutaankin hybridiruoasta. Menut suunnitellaan mahdollisimman monille sopiviksi. Tarjolla olevat ruokalajit eivät sisällä yleisimpiä allergeeneja, ovat gluteenittomia ja maidottomia sekä huomioivat eri uskontokuntien ja kulttuurien rajoitukset mahdollisimman laajasti. Ruoan terveellisyys ja eettisyys sekä tarjottavien juomien alkoholittomuus odotetaan olevan tulevaisuuden megatrendejä.

  • IBTM Tulevaisuuden kokous 3

Tulevaisuuden kokoustekniikka kiinnostaa kaikkia. Tulevaisuuden kokouksissa on mahdollista säästää kustannuksia hyödyntämällä virtuaalitodellisuutta ja hologrammitekniikkaa. Virtuaalitekniikka kehittyy huimaa vauhtia, emmekä oikein osaa vielä soveltaa kaikkia sen tarjoamia mahdollisuuksia kokouksissamme. Voisitko kuvitella tuovasi tilaisuutesi pääpuhujan paikalle maapallon toiselta puolelta hologrammina? Tuntuu ehkä hullulta, mutta pian tämä ajatus on jo arkipäivää ja normaali käytäntö. Trendiin vaikuttavat monet tekijät, joista tulevaisuudessa tärkeimpiä ovat ilmastonmuutoksen torjuminen ja lentomatkustuksen vähentäminen.

Arkisempia tulevaisuuden muutoksia kokoustekniikassa on erilaisten mobiiliapplikaatioiden yleistyminen kokouskäytössä. Tarkoituksenmukaisuus ja helppo toimivuus jättää jäljelle sovelluksista parhaimmat. Tulevaisuudessa applikaatioita tullaan käyttämään kaikkein eniten kysymys-vastaus -tyyppiseen keskusteluun kokouksissa sekä erilaisiin äänestystilanteisiin. Myös tapahtumien turvallisuuteen liittyvät applikaatiot yleistyvät.

  • IBTM Tulevaisuuden kokous 2

Meille suomalaisille toimivat verkkoyhteydet ovat itsestäänselvyys. Toisin on kuitenkin muualla maailmassa. Tällä hetkellä suuressa osassa maailmaa kokoustilojen ja hotellien verkkoyhteydet toimivat vaihtelevasti ja ovat usein myös maksullisia. Jos järjestät kokouksia ulkomailla, on verkkoyhteyksien toimivuus ja hinta hyvä selvittää etukäteen yllätysten välttämiseksi. Tulevaisuudessa myös tietoturvaan liittyvät asiat tulee ottaa huomioon entistä tarkemmin.