202018helmi
Mitä turvallisuusnäkökulmia tapahtuman järjestäjän tulee huomioida

Mitä turvallisuusnäkökulmia tapahtuman järjestäjän tulee huomioida

  • IMG_3033

Yhteiskunnan yleinen levottomuus lisää turvallisuusriskejä tapahtumissa. Kansainvälisesti ajatellen massatapahtumien turvallisuus voi olla uhattuna terrorismin vuoksi. Suomessa tapahtumia voi järjestää turvallisin mielin. Uhka on toki mahdollinen, mutta ei todennäköinen.

Viranomaiset ovat parhaita arvioimaan tapahtumiin kohdistuvia uhkia. Terrorismi sinällään ei ole todennäköisin uhka yritystapahtumissa tai tieteellisissä kongresseissa. Tapahtuman järjestäjän tulee kuitenkin tiedostaa tapahtumaan kohdistuvia erilaisia uhkatekijöitä myös pienemmässä mittakaavassa. Linda Pereira portugalilaisesta CLP Meetings & Events toimistosta puhui aiheesta helmikuun puolivälissä järjestetyssä Convene-tapahtumassa Vilnassa.

Tieteellisissä kongresseissa tai seminaareissa turvallisuusuhka voi muodostua käsiteltävien aiheiden vuoksi nousevista levottomuuksista kokouspaikan ulkopuolella. Sosiaalisen median avulla tiettyjä teemoja vastustavat ryhmittymät voivat saada koolle mielenosoittajaryhmän hyvinkin nopeassa ajassa. Jos seminaarin tai kongressin aiheet nostattavat tunteita mediassa, kannattaa tilaisuuden järjestäjän seurata aktiivisesti somekanavia ja arvioida mielenosoitusten tai aktivismin aiheuttaman uhan todennäköisyyttä yhdessä viranomaisten kanssa.

Uhkatilanteiden eskaloitumiseen johtavan todennäköisyyden arviointia helpottaa, jos tilaisuuden järjestäjä tuntee osallistujat. Jos ryhmän joukkoon eksyy joku ennestään tuntematon henkilö esimerkiksi kokouksen taukotilan läheisyydessä tai hotellin aulassa, kannattaa hänen kanssaan mennä juttelemaan ja selvittää, kuka henkilö on ja millä asialla hän liikkuu. Ystävällinen kuulumisten kysely herättää vähiten huomiota. Keskustelemalla saat kuitenkin paljon arvokasta tietoa. Jos henkilö vaikuttaa turvallisuutta uhkaavalta tai muuten epäilyttävältä, tulee tästä ilmoittaa tapahtuman turvallisuudesta vastaaville henkilöille. He voivat arvioida uhan todennäköisyyden ja ryhtyä tarvittaessa toimenpiteisiin asian ratkaisemiseksi.

Tilaisuuden järjestäjän muistilista turvallisuusuhkien arviointiin:

  • Varaudu ennalta. Arvioi tilaisuuteen kohdistuvat riskit. Käytä apuna poliisia ja viranomaisia.
  • Pidä matalaa profiilia. Ainoastaan amerikkalaiset haluavat nähdä tapahtumissa vartijat ja järeät turvatoimet.
  • Huomioi turvallisuus kaikilla tasoilla. Tapahtumapaikka, hotelli, ravintola, kuljetukset. Vältä tai rajoita tapahtuman levittämistä useisiin paikkoihin.
  • Kulunvalvonta tapahtumapaikalla. Kuka on sisällä - kuka on ulkona?
  • IMG_3038

MITÄ JOS...?

Tapahtuman peruuttaminen turvallisuussyistä viime hetkellä on tilanne, johon kukaan tilaisuuden järjestäjä ei halua joutua. Joskus turvallisuusuhka voi olla niin konkreettinen, että on järkevämpää jättää tilaisuus toteuttamatta. Ota selvää etukäteen, mitä tilaisuuden peruuttaminen viime hetkellä maksaa. Onko olemassa vakuutus, joka korvaa turvallisuussyistä tehdyn peruutuksen aiheuttamat taloudelliset tappiot?

Tiedon jakaminen kriisitilanteissa tulee suunnitella etukäteen. Varaudu selittämään tapahtunut tilanne hetki hetkeltä. Mitä tapahtui? Mitä tapahtuu nyt? Mitä seuraavaksi? Etukäteen tulee sopia myös se, kuka tietoa antaa ja missä laajuudessa. Tehtyä viestintäsuunnitelmaa tulee noudattaa. Mitä tekisit jos, tilaisuuden puhuja tai osallistuja saisi sairaskohtauksen ja/tai kuolisi. Sellaistakin tapahtuu.

Informoi sairaalaa ja pelastusviranomaisia. Pienissä tilaisuuksissa asia voi tuntua hätävarjelun liioittelulta, mutta erityisesti suurissa tapahtumissa ilmoitus sairaaloihin kannattaa tehdä.

Seuraa somea. Sosiaalisen median eri kanavissa voi ilmetä protestien, mellakoiden tai mielenosoitusten kehittymistä jo hyvissä ajoin ennen niiden mahdollista toteutumista.

Älä näytä pelkoa. Syytä paniikkiin ei ole. Todennäköisempää on, että mitään ei tapahdu. Varaudu kuitenkin pahimpaan, kouluta tapahtuma-avustajat ja muu henkilökuntasi huolellisesti mahdollisten uhkien varalta. Toivo, että mitään ei tapahdu.